O ideal é que você encontre a maneira que faça mais sentido para você.

O que eu faço: no início do ano eu já preencho tudo, como se fosse um orçamento, ou a meta do que gastar. Assim eu já tenho uma ideia dos meus gastos anuais. Já posso fazer um planejamento, inclusive de quanto preciso ganhar.

Periodicamente (geralmente a cada 2 semanas, ou mensalmente) eu reviso os gastos que já tive, e se for o caso ajusto pra frente também.

Outra possibilidade é inserir seus gastos assim que eles acontecerem ou o mais perto possível. Para facilitar, mantenha a planilha online, acessível no seu celular.

A planilha já está com as fórmulas prontas! Então evite apagar seções. Se elas não se adequarem a você, apague ou edite apenas a descrição.

Mas se você se dá bem com planilhas, sinta-se à vontade para editar a sua.